みなさん、こんにちは！
今回は社会人に必須な報連相について触れていきたいと思います。
みなさん、報連相と聞いてどんなことを考えていますか？
新人研修の時にやったのに、全然やっていないから
何度もミスが起こるし。どうしたものか。。。
報連相！報連相！って随分押し付けてくるし
何だか上司も忙しそうだからなかなか。
と、こんな感じで実践しているけど、お互いにずれが生じて実践できているような
出来ていないような、という微妙な感じになってしまっているのではないでしょうか。
この記事では、
- 報連相がしたくても出来ないと感じている
- 研修で言われた報連相と何かよくわからないがギャップを感じている
- どうすればきちんとした報連相が出来るかわからなくなった
こんな方は最後まで読んでいただくと報連相の認識が変わると思います。
Ⅰ．【正しい姿はコレ！】報連相は個人の「スキル」ではなく、チームの「システム」
この報連相というのは、
- 報・・・報告
- 連・・・連絡
- 相・・・相談
という言葉の略というのは皆さんご存じかと思いますし、研修の時に教えられましたね。
この報連相が、上司の決断の材料になる＝部下からというイメージが植え付けられていると思います。
ところがこの報連相、そういうことをするために生まれたわけではない
ということをみなさんはご存じでしたでしょうか？
①報連相はそもそも「社内の風通しをよくする」というシステム作り！
この言葉は今からおよそ30年前に、
現在のSMBC日興証券という会社の社長：山崎富治さんという方が作った言葉です。
そもそも報連相というのは、
- 部署で起こった困りごと
- チームで達成した成功事例
- 社員個人個人の悩み
こういうことを
職位関係なく、気兼ねなく相談できる環境を作ろうじゃないか！
という思いからこの報連相という言葉が出来上がったのです。
要は部下のスキルというよりは、社員がお互いに考えていることを発信し、
お互いの考えをくみ取ることで生き生きとした空気を作っていくためのシステムなのです。
②報連相がよくなれば、チーム力もUP
会社内でみんなが頭を付け合わせることで
- 困っていることは改善
- 良いものは情報をシェア
ということが起こり、満足度をある程度高い水準をキープして
仕事に打ち込むことが出来るというわけなのです。
報連相がチームをよくするというのは
本来はこのような「コミュニケーションによる風通しの良さ」によるものなのです。
でもいつの間にか、”報連相＝部下→上司”
みたいな図式が出来上がっていますよね？
Ⅱ．なぜ報連相が一方通行（一方的）になってしまったのか？
「報・連・相」による”三車線一方通行”が出来上がった理由は次の3つのではないかと思います。
①単にそれぞれの言葉の意味しか捉えられていない
先ほど出てきました報連相が何の略かしか考えていないということ。
報告も連絡も相談も、慣れない新人にとっては確かに必須かもしれません。
それゆえ中堅・ベテラン勢はもう心得たものという考え方になり
一方通行と化してしてまうと考えられます。
②上司が決定権を持っているから
仕事を回すうえで、上司が裁量を決めることになります。
その際部下からの自発的な情報提供というのは
決断を下すには重要な役割であることは否めません。
しかしながら、先程の①と同様に自分には十分に備わっているから
という理由で部下からの報連相を待つという手に打ってでるわけです。
つまり、上司もある意味で待ちの姿勢になっているということなのです。
③自分のことで精一杯
これはあるあるではないでしょうか。
仕事の期限が迫っている時や、いま集中出来てる正に今いい時なのに
他の人の手なんか回らないよ！っていうシチュエーション。
この時に話しかけても、｢後にして！！｣、｢いまその報告要る？｣って言われる始末ですよね。
その場諦めて後で話そうとしても、悪いことに自分もその後忙しくなって
チャンスを逃すなんていうのもざらにあるものです。
このようなことが根付いてしまえば、余計に報連相に対して意識が薄れてしまいます。
それを防ぐために、日頃から心掛けてたいポイントを押さえておきましょう！
Ⅲ．報連相で理解しておくべきこと
報連相をもっと風通しのあるものにするためのポイントは全部で3つです。
①報連相に上司も部下も関係ありません。
特に上司⇒部下へ連絡・相談はしても報告はないと
お考えの方も多いでしょうが、そうとも言いきれません。
●部下が何か承認してほしい事柄があって稟議書を回してきた。
⇒後日書面と共に結果を口頭で知らせる。
または
⇒話がどこまで進んでいるか伝える。（長期的になる場合）
これも部下へ対する立派な報告です。
もちろん上司の上にも上司はいますから、何かの報告義務も出てくるでしょう。
このように、どういうポジションであれ
報連相は付いて回るということを認識しましょう。
②報連相の内容がわからない⇒コミュニケーション能力UPを目指す。
新入社員によくあることですが、
- 話してることが根本的に理解が出来ない、してもらえない。
- 状況は何となくわかるが、優先順位の高い低いがいまいちつかめない、伝わらない。
というようなことがあれば、報連相の仕方というより、
コミュニケーションスキルが欠落している可能性があります。
特に見たこと・聞いたことを｢伝える力｣が大きく報連相に関わってきます。
- 何が起きたのか（問題）
- どうしてこうなったのか（原因）
- これからどうするのか（自分の行動）
∟間違えてもいいから自分で考えましょう！（まだ行動に移す前なので）
をメモに書いて報連相しましょう。
そうすると、上司から
「よし、それでいこう！」とか「いや、それはマズイ。こうしてくれ」
と、的確な指示を受けやすくなります。
③忙しくても無下にあしらわない。
先輩社員に言えることですが、手一杯だからと言って
突っぱねてしまうと後輩も萎縮します。
せめて、
- ｢○分後なら手が空きそうだけど、厳しいかな？｣
- ｢どうしても手が離せないから、✕✕さんに聞いてもらえるかな？｣
など、代替え案を提示してあげると、
少なくとも後輩には｢放置されてる｣感を与えることはなくなります。
また①と関係がありますが、後輩からの報連相の内容がわからない時も
わからんで突き返すのではなく、｢△△ってことかな？｣と要所要所で
確認を取りながら話してみましょう。
万が一どうにも言っていることがわからない・後輩だけでは解決不可の時は、
- 自分の仕事を一旦中断して対応を代わるべきか
- 他の人に後輩の仕事を回すべきか
上司やチームリーダーに相談して進めましょう。
Ⅳ．まとめ
①報連相はそもそも「社内の風通しをよくする」というシステム作り！
∟職位・立場関係なく、相談が出来る環境づくりのため
∟お互いの考えを発信⇔くみ取り＝イキイキした職場へ
②報連相がよくなれば、チーム力もUP
∟本来は「コミュニケーションの風通しの良さ」が
チーム内・会社内のよくするという意味。
①単にそれぞれの言葉の意味しか捉えられていない
∟単純に何の言葉を表すかしか考えていない。
∟新人には重要なもの＝ベテラン・中堅は心得ているからいい
という考えになっている。
②上司が決定権を持っているから
∟部下からの自発的な情報提供は確かに重要。
∟だがそれをずっと待っている。＝上司がある意味待ち姿勢。
③自分のことで精一杯
∟自分も仕事・案件を抱えているのは確か。
∟それゆえ「後にして。」、「その報告要る？」と突き放す結果に。
①報連相に上司も部下も関係ありません。
∟特に報告は、「上司のさらに上の上司へ」、「自分の部下へ」
というの日常茶飯事のこと。
∟どんなポジションであれ、報連相はついて回る。
②報連相の内容がわからない⇒コミュニケーション能力UPを目指す。
∟報連相はコミュニケーションがベース。特に伝える力。
∟「問題」・「原因」・「自分の行動」をメモに取って報連相を。
③忙しくても無下にあしらわない。
∟自分が無理なら代替え案を提示する。
∟後輩の言っていることがわからないなら、逐次確認を。
∟後輩だけでは解決に無理があるなら、
『対応を変わるのか』or『誰かに振るのか』を上司・リーダーへ相談。
報連相は社内全員で作り上げていくものです！
まずは皆さんが率先して質の高い報連相システムを構築すれば
後輩もやりやすくなっていきますよ！
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